Kostenlose Projektmanagement-Tools: Die 22 Besten im Vergleich (2023)

Das Ziel eines Projektmanagement-Tools ist es, alle Themen- und Aufgabenfelder zu jeder Zeit für alle Beteiligten präsent und ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen. Dadurch lassen sich die Aufgaben gleichzeitig und digital bearbeiten, wodurch Projekte schneller vorankommen. Generell existieren im Bereich der Projektmanagement-Tools verschiedene kostenlose und kostenpflichtige Tools. Wobei sich der Einstieg mit einem kostenlosen Projektmanagement-Tool lohnt, um die Funktionen zu testen. Oftmals sind die Basis-Funktionen der Projektmanagement-Tools kostenlos, für ein umfassendes Programm fallen dann Gebühren an.

Was ist mit agilem Projektmanagement gemeint?

Mit dem Begriff „agil“ ist beweglich, wendig oder auch flexibel gemeint. Auf Projektmanagement bezogen bedeutet das, beim agilen Projektmanagement ist das das Projektteam sehr offen und tolerant gegenüber Veränderungen. Das heißt, die Qualität, der Umfang, aber auch der Zeitplan können sich jederzeit ändern und darauf sollte sich das Team einstellen. Dabei ist der Vorteil, dass durch das agile Projektmanagement immer wieder Anpassungen entstehen und der Auftraggeber die Entwicklungen beeinflussen kann. Dafür gibt es auch kostenlose Projektmanagement-Tools, die eine solche flexible Anpassung jederzeit möglich machen.

Bei Targetprocess handelt es sich um eine visuelle Software aus dem Management-Bereich. Mit ihr kannst du die Kommunikation im Unternehmen optimieren und auch bestimmte Projektdaten besser verstehen. Mit Targetprocess werden sowohl Projektmanagement als auch Informationsvisualisierung vereint. Du bekommst als Anwender ein hohes Maß an Flexibilität bezüglich der Prozesse, die im Tool abgebildet werden. Das kostenlose Projektmanagement-Tool überzeugt darüber hinaus durch Sofort-Lösungen für Scrum, Kanban, Marketing und vielen anderen.

Vor allem aber hilft dir Targetprocess mit seinem visuellen Ansatz dabei, zu verstehen, welchen Einfluss deine Arbeit auf die Strategie deines Unternehmens hat. Neben deutsch lässt sich das Tool ebenfalls in fünf verschiedenen Sprachen einstellen. Das Projektmanagement-Tool kannst du zuerst komplett kostenlos testen. Wenn du dich später dazu entscheidest, die Vollversion zu kaufen, gibt es bei diesem Projektmanagement-Online-Tool für Startups besondere Rabatte.

Tool 2: factro – Produktivität im Team steigern

Das moderne und benutzerorientierte Projektmanagement-Tool factro ist perfekt auf agile Team-Arbeit zugeschnitten. Die intuitive Bedienung ermöglicht es dir, sofort loszulegen, erste Projekte und Aufgaben zu erstellen und im Team zu starten. Hervorzuheben ist der Projektstrukturbaum, der komplexe Zusammenhänge klar visualisiert. Aber auch eine Tabellenansicht, ein Kanban Board und das Gantt Chart sowie praktische To-Do-Listen sind vorhanden. factro ist für bis zu zehn Nutzer kostenlos und hilft dir besonders dabei, produktiver im Team zu arbeiten.

So kannst du unter anderem die Zeit für Meetings um bis zu 80% reduzieren. Ob für Startups, den Mittelstand, Behörden, Projektmanager, Führungskräfte, Teamleiter – factro ist organisations- und branchenübergreifend gewinnbringend einsetzbar. Darüber hinaus bietet es dir dank deutschem Server-Standort volle DSGVO-Konformität und als online verfügbares kostenloses Projektmanagement-Tool zudem einen Kundenservice.

Quelle: factro

Bei Pivotal Tracker handelt es sich um ein story-basiertes kostenloses Projektmanagement-Tool. Das erleichtert dir die Zusammenarbeit im Team und man kann jederzeit untereinander über alles abstimmen. Mit dem Tracker‘s Team-Backlog bekommst du immer einen optimalen Überblick über deine Arbeit – und zwar über mehrere Projekte hinweg. Zudem kannst dir auch die Arbeiten der anderen Teams bei diesem Projektmanagement-Online-Tool ansehen. Von Vorteil ist für dich auch, dass die geführte Iterationsplanung es jederzeit möglich macht, die Projekte teamgerecht aufzugliedern. Mit dem integrierten Analyse-Tool kannst du dir zudem aussagefähige Reports anfertigen lassen. Dieses Tool hilft dir also, Abläufe anzupassen, weiterzuentwickeln und flexibel zu bleiben.

Tool 4: Nutcache vereint kostenloses Projektmanagement-Tool und Finanzen

Mit dem Projektmanagement-Tool Nutcache wird es dir möglich gemacht, durch einige Kollaborationsfunktionen die Produktivität im Team zu steigern. Arbeitszeiten können direkt mit diesem Tool erfasst und dem Kunden automatisch in Rechnung gestellt werden. In Boards kannst du gemeinsame Projekte organisieren und bekommst jederzeit einen genauen Status dieser Projekte geliefert. Sehr praktisch ist auch, dass mögliche Ausgaben direkt den jeweiligen Projekten zugeordnet werden können. So kannst du dies gleich mit in die interne Rechnungslegung mit einbeziehen. Nutcache gibt es als Projektmanagement-Online-Tool in Deutsch und weiteren acht Sprachen.

Quire ist eine Projektmanagement-Software, die speziell zur Verbesserung des Workflows für kollaborative Teamprojekte entwickelt wurde. Mit den Funktionen von Quire können Anwender große Projekte in kleinere, überschaubare Aufgaben unterteilen. Im Gegensatz zu vergleichbaren Anwendungen erfordert Quire keine Schulung, um es in einem Unternehmen zu implementieren. Anwender können mit Quire strukturierte Aufgabenlisten mit unbegrenzten Elementen und Unteraufgaben erstellen und bearbeiten.

Du musst dir keine Gedanken über endlos lange To-Do-Listen machen, da Quire eine Aufgabenliste mit Baumstruktur bietet, mit der du dich auf Aufgaben in einer Unterliste konzentrieren kannst. Ideen in kleine Aufgaben herunterzubrechen, macht vieles überschaubarer und kontrollierbarer. Teams können Projekte und Aufgaben in einem Kanban-Board oder einem Gantt-Diagramm visualisieren und mit Hilfe eines nativen Kalenders planen. Der intuitive Aufbau von Quire erleichtert es Teammitgliedern, an einem großen Projekt kollaborativ, überall und in Echtzeit zu arbeiten und dabei den Fortschritt nicht aus den Augen zu verlieren.

Tool 6: InLoox now! Starter – Intuitives Projektmanagement für kleine Teams

Bei InLoox now! Starter handelt es sich um ein Online-Projektmanagement-Tool. Mit diesem können bis zu fünf Teammitglieder gleichzeitig zusammenarbeiten, Aufgaben managen und Projekte anlegen. Das Ganze läuft über den Internetbrowser, sodass alle Teammitglieder ortsunabhängig im Browser zusammenarbeiten können. Mit der kostenlosen Version lassen sich so Aufgaben bequem im Kaban-Board organisieren, Dokumente zentral ablegen und Checklisten erstellen. Dokumente können direkt mit Aufgaben und Projekten verknüpft werden – dafür stehen pro Konto 10 GB Speicherplatz zur Verfügung. Außerdem kann InLoox now! Starter mit nur wenigen Klicks in Microsoft Teams integriert werden und ermöglicht so einfachen Zugriff und Bearbeitung von Projektdetails direkt im Teams-Kanal. Das kostenlose Angebot des Münchner Softwareherstellers InLoox ist DSGVO-konform und wird in deutschen Rechenzentren gehostet.

Quelle: InLoox.de

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Mit Planio kannst du Aufgaben verwalten und auch alle wiederkehrenden Aufgaben als automatischen Workflow zum Standard machen. Für dich ist Planio bestens geeignet, wenn du mit einem agilen Team und Projekten, beispielsweise Scrum und Kanban, arbeitest. Das Tool kann dir aber auch bei klassischen Abläufen des Projektmanagements weiterhelfen. So kannst du mit Planio als Projektmanagement-Online-Tool alle Daten an einem Ort verwalten. Wenn es dir wichtig ist, Wissen zu speichern, dann kann du sogar eigene Wikis anlegen oder andere Informationen sichtbar machen. Von Vorteil könnte für dich auch sein, dass du all deine Tätigkeiten im Rahmen eines Projektes zeitlich erfassen kannst, um diese dann direkt in Rechnung stellen.

Tool 8: Basecamp 3 – der Klassiker unter den kostenlosen Projektmanagement-Tools

Zu den wohl bekanntesten Werkzeugen im Bereich Projektmanagement gehört Basecamp. Dieses Tool gibt es mittlerweile in der dritten Version, sodass dir Basecamp 3 ein reiches Set an Funktionen an die Hand gibt. Es lässt sich sehr intuitiv bedienen und legt mit den Features in der Online-Lösung seinen Schwerpunkt auf die interne Kommunikation. Du kannst bei Basecamp auf einem Message-Bord Nachrichten hinterlassen oder auch Nachrichten von anderen kommentieren. Für viele Formate ist bei diesem Projektmanagement-Online-Tool ein Datenaustausch inklusive einer Versionierung möglich. So kannst du immer alles genau nachverfolgen. Als Standard-Werkzeug musst du aber leider dafür bezahlen, aber gerade zu Beginn und leeren Kassen lässt es sich mit der kostenfreien Version prima arbeiten.

Mit Clocking IT kannst du komplett kostenfrei arbeiten. Clocking IT ist ein webbasiertes Open-Source-Tool und richtet sich vor allem an Software-Entwickler. Wenn du dieses Tool als Plattform für deine Projektarbeit nutzen möchtest, dann stellt dir Clocking IT ein gut geordnetes Dashboard zur Verfügung. Weitere Projektmanagement-Funktionen wie Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung oder Gantt-Grafiken werden ebenfalls unterstützt. Features, die nicht benötigt werden, kannst du leicht deaktivieren, um die Software übersichtlich zu halten. Weitere Features bei Clocking IT sind sehr umfangreiche Colloborationsmöglichkeiten und ein Wiki, mit dem Projekte dokumentiert werden können. Außerdem gibt es eine Instant-Messaging-Funktion.

Tool 10: Großes Angebot bei Zoho Projects

Zoho Projects bietet dir eine große Auswahl an Büroanwendungen. Hier ist auch ein sehr gutes Projektverwaltungs-Tool integriert. Mit Zoho Project bekommst du ein Projektmanagement-Tool an die Hand, dass alle notwendigen Applikationen für die gute Organisation der anfallenden Aufgaben enthält. Hierzu gehören Aufgabenverwaltungen und Milestones, Zeiterfassung, Kalenderfunktionen und Gantt-Diagramme. Praktisch ist auch, dass alle Nutzer miteinander chatten und gegenseitig Dokumente austauschen können. Auch die Erstellung eines Wikis ist bei diesem Projektmanagement-Online-Tool möglich. Den kostenlosen Account für Zoho Projects kannst du schnell und einfach erstellen und das Tool mit Google Apps verknüpfen.

Das Online-Werkzeug Werkstatt42 ist eine einfache Projektmanagement-Software. Bei Werkstatt42 beschränkt man sich lediglich auf die grundlegenden Features, welche eine Projektmanagement-Software benötigt. Projekte lassen sich hiermit aber problemlos koordinieren und Teams wird die Zusammenarbeit erleichtert. Werkstatt42 bietet dir Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Whiteboards, Gruppenkalender und Zeiterfassung. Nutzer haben die Möglichkeit, über Foren zu kommunizieren und jederzeit den aktuellen Stand des Projekts abzurufen. Mit der kostenlosen Version kannst du zwei Projekte durchführen und dir stehen 30 Megabyte Online-Speicher zur Verfügung. Ein Begrenzung für Nutzerkonten gibt es bei diesem Projektmanagement-Online-Tool nicht.

Tool 12: Mit Wrike online zusammenarbeiten

Mit Wrike bekommst du einen Online-Arbeitsplatz für dein Projektmanagement geboten, der es dir zu jeder Zeit möglich macht, mit deinem Team in Echtzeit deine Projekte zu bearbeiten. Gerade für Startups die am Anfang stehen, ist das demzufolge eine tolle Lösung. Wer das Tool mit maximal fünf Nutzern für seine Projekte benutzen möchte, kann dies kostenlos tun. Wenn du mehr als fünf Zugänge bei diesem Projektmanagement-Online-Tool benötigst und mehr umfangreiche Funktionen nutzen möchtest, kannst du zwischen drei verschiedenen kostenpflichtigen Paketen wählen.

Mit dem Projektmanagement-Tool Clickup lassen sich alle deine To-Do Listen, Projektmanagement-Aufgaben und Notizen kompakt abspeichern. Du kannst dich innerhalb der einzelnen Haupt- und Unteraufgaben mit deinen Kollegen austauschen und anderen Aufgaben entsprechend zuteilen. Um deine Aufgaben übersichtlich auf einem Blick zu haben, kannst du dir aussuchen, ob du sie als Board, als Liste oder als Kalender angezeigt bekommen willst. Darüber hinaus kannst du dir Erinnerungen stellen, die dir immer Bescheid geben, wann eine Aufgabe fertig sein soll. In der Grundversion ist Clickup kostenlos. Wer unbegrenzt unter anderem Dashboards und Speicher haben will, kann auf die Unlimited-Version zurückgreifen.

Tool 14: Asana

Konzipiert wurde das Tool Asana von einem Facebook-Mitgründer, der dieses ursprünglich auf die interne Organisation von Facebook ausgelegt hat. Mittlerweile ist dieses aber auch bei vielen anderen Unternehmen, wie Dropbox und Pinterest sehr beliebt. Asana setzt bei der Projekt-Organisation stark auf Listen, die sich sehr feingliedrig aufbauen lassen. So können Informationen über ein Projekt ausführlich und detailliert eingefügt werden. Zudem lassen sich Ziele in Checklisten festhalten und nach Datum anordnen. Bis zu 15 Mitglieder können das Projektmanagement-Tool kostenlos nutzen. Die kostenlose Version bietet zudem alle Funktionen, die auch Nutzern der kostenpflichtigen Version zur Verfügung stehen. Lediglich die Team-Größe, der bessere Support und private Projekte innerhalb des Teams lassen sich mit der kostenpflichtigen Version nutzen.

Das kostenlose Projektmanagement-Tool Bitrix24 bietet neben den Funktionen des Projektmanagements auch viele andere praktische Anwendungen: Team-Chat, Videokonferenzen, Kalender, Gantt-Charts, Zeiterfassung, Versionierung und noch viele mehr. Die mobile App des Anbieters gibt es sowohl für iOS als auch für Android. Bei der kostenlosen Version können bis zu zwölf Nutzer die Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben uneingeschränkt nutzen und erstellen. Zudem gibt es bei diesem Projektmanagement-Online-Tool fünf Gigabyte Cloud-Speicher. Wer noch mehr Teammitglieder hinzufügen und Funktion nutzen möchte, kann sich ebenfalls eine der drei kostenpflichtigen Versionen kaufen.

Tool 16: Libreplan – eines der kostenlosen Projektmanagement-Tools für Teams

Bei dem Open-Source-Projektmanagement-Tool Libreplan legt nicht nur eine Person die Projekte fest, sondern das ganze Team. Somit können auch Personen außerhalb des Unternehmens in die Projekte mit eingebunden werden. Darüber hinaus bietet das Tool die wichtigsten Funktionen, wie Gantt-Charts, Ressourcen-Verwaltung und Finanzverwaltung. Zudem lassen sich Projekte bei diesem Projektmanagement-Online-Tool leicht dokumentieren und umfassende Reportings erstellen.

Im Gegensatz zu den meisten anderen Projektmanagement-Tools, lassen sich bei Meistertask unbegrenzt viele Nutzer hinzufügen und Projekte anlegen. Das Design ist sehr einfach und anschaulich gehalten und dennoch werden alle wichtigen Funktionen des Projektmanagements abgedeckt. Die Boards, auf denen Projekte angelegt werden können, eignen sich ideal für ein agiles Projektmanagement und lassen sich deswegen individuell anpassen.

Tool 18: Openproject – Ergänze deine kostenlosen Projektmanagement-Tools mit verschiedenen Plugins

Bei Openproject handelt es sich um eine Open-Source-Lösung, bei der sich viele verschiedene Plugins hinzu installieren lassen. So gibt es beispielsweise ein zusätzliches Meeting- und Controlling-Plugin, die du hinzufügen kannst, wenn du sie brauchst. Zu den Funktionen bei Openproject gehören unter anderem ein Wiki, Zeiterfassung, Foren und eine Meilensteinplanung. Darüber hinaus generiert Openproject für jedes Team-Mitglied ein individuelles Reporting. Damit bekommt jeder in diesem Projektmanagement-Online-Tool nur die Informationen zugeschickt, die einen auch betreffen.

Producteev ist ein Projektmanagement-Tool, welches beim Umfang der Funktionen eher eingeschränkt, dafür aber für unbegrenzt viele Nutzer verfügbar und komplett kostenlos ist. Im Mittelpunkt steht bei diesem Tool die Verteilung von Aufgaben. Dementsprechend handelt es sich bei Producteev eher um eine erweiterte Form der To-Do-Liste. Wem das für Projektmanagement-Tools ausreicht, der wird mit Producteev soweit sehr gut bedient sein.

Tool 20: Trello

Wenn du Kanban für das Verwalten von Aufgaben und Projekten nutzt, kann Trello das perfekte Projektmanagement-Tool für dich sein. Das Tool ist sehr einfach und übersichtlich gestaltet, sodass sich jeder sehr schnell damit zurechtfinden kann. Hierbei lassen sich verschiedene Boards für Projekte anlegen, die Mitarbeitern zugewiesen, kommentiert und mit Informationen angereichert werden können. Jedoch muss man auf Gantt-Charts und Zeiterfassung bei diesem Tool leider verzichten. Wer damit kein Problem hat, wird sich sehr gut mit Trello zurechtfinden. In der Basis-Version ist dieses Projektmanagement-Tool kostenlos. Die Pro-Versionen dafür gibt es in zwei verschiedenen Ausführungen.

Für die Excel-Fans dürfte Airtable das ideale Projektmanagement-Tool sein. Dieses ist ähnlich wie Excel aufgebaut, geht aber mehr in Richtung Organisation. Optisch ist es zudem etwas ansprechender als Excel und verzichtet darüber hinaus auf komplizierte Formeln. Das Tool bietet eine flexible Benutzeroberfläche und diverse Tagging- und Filter-Möglichkeiten. Hier lassen sich zudem verschiedene Daten, beispielsweise von GitHub, MailChimp und Meetup integrieren.

Tool 22: Kanbanchi

Wer viel mit G-Suite arbeitet, für den kann das Projektmanagement-Tool Kanbanchi ebenfalls sehr gut geeignet sein. Bei diesem handelt es sich um ein Browser Add-On, mit dem sich Tasks organisieren und Projekte verwalten lassen. In der kostenlosen Version lassen sich unendlich viele Dashboards und Aufgaben erstellen. Diese können dann einfach priorisiert und zugeteilt werden. Wer größere Projekte in diesem Projektmanagement-Online-Tool organisieren möchte, der kann sich dafür die kostenpflichtige Version kaufen.

Ob die Projektmanagement-Tools nun online funktionieren oder du dich für den Download einer Freeware entscheidest, alle diese Tools haben das Potential dein Management auf ein neues Level zu heben. Hast du schon deinen Favoriten gefunden?

Die kostenlosen Projektmanagement-Tools in deinem eigenen Business anwenden!

Jetzt kommt die praktische Umsetzung deiner Projektmanagement-Tools! Wir zeigen dir in unserem kostenlosen Praxis-Webinar, wie du mit digitalen Produkten durchstartest und dir ein attraktives Nebeneinkommen aufbaust. In dem Webinar zeigt dir der Online Business Experte Thomas Klußmann Schritt für Schritt, wie du mit smarten Software-Tools kostenlos ein digitales Produkt erstellst, das du mit 80-90 % Gewinnmarge verkaufen kannst.

Dein Webinar im Überblick:

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